Enabel recrute
des Assistant(e)s Administratif(ve)s sur Plusieurs Villes
Description de la fonction:
Sous la
supervision du contrôleur de gestion, l’Assistant(e) Administratif(ve) d’une
part, s’occupe de la réception et de l’appui au secrétariat et
d’autre part donne un appui à la gestion logistique de bureau afin d’assurer un
environnement de travail pour que les collègues puissent se concentrer sur leur
cœur de mission.
Il/Elle
travaillera en collaboration avec les membres de l’équipe affectés à la mise en
œuvre du programme, et sera principalement chargé des tâches suivantes.
- Comme Support administratif
Exécuter des
tâches administratives afin de garantir un support efficace à l’intervention;
-Gérer le
courrier in/out;
-Assurer un
soutien administratif général (copies, scanner les documents, …);
-Rédiger des
lettres/documents;
-Assurer le
lay-out des documents et présentation, introduire des corrections dans des
textes;
-Tenir les
agendas;
- Comme Organisateur
Assurer
l’organisation et le suivi de réunions ou d’évènements internes ou externes
afin d’en favoriser le bon déroulement et d’assurer la diffusion d’information
à tous les participants.;
-Assurer une
organisation pratique des réunions (réservation, envoi invitations, matériel de
réunion,
équipement,
…);
-Élaborer
des rapports de réunions dans des cas spécifiques;
-Diffuser
des rapports/documents vers les principaux concernés.
- Comme Support logistique
Veiller à la
présence du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service afin de
permettre à chacun de bénéficier pour ses activités du support logistique
adéquat;
Veiller à la
présence de matériel de bureau adéquat;
-Commander
le matériel nécessaire;
-Contrôler
de façon proactive les stocks et gérer le stock;
-Préparer
les bons de commande;
-Élaborer
les ordres de mission;
-Préparer
les documents et assurer le suivi (permission de travail pour expats …);
-Réserver
les hôtels, vols, restaurants, …
-Veiller à
ce que les personnes disposent du transport nécessaire ;
- Comme Gestionnaire de
documentation
-Veiller au
classement et à la conservation de toute correspondance pertinente et de tout
document utile au service afin de permettre aux supérieurs et aux collaborateurs
d’accéder rapidement aux informations recherchées;
-Classer et
archiver la documentation de tout type (papier/digital);
-Mettre à
jour les informations pertinentes (planning, document, serveur, GOFAST);
-Collecter
la documentation de façon proactive et la diffuser;
-Gérer les
archives physiques et électroniques;
-Veiller au
respect des procédures d’Enabel et des textes réglementaires en matière de
passation et de gestion des marchés, aussi bien pour le fond que pour la forme;
-Préparer
les dossiers d’appel d’offres et les autres documents administratifs relatifs à
l’exécution de la prestation;
-Participer
aux séances d’ouverture et d’analyse des offres des prestataires de services et
préparation des procès-verbal (PV) y relatifs.
- Comme téléphoniste-réceptionniste
-Accueillir
les visiteurs et traiter les appels téléphoniques afin d’y donner une suite
adéquate et/ou de les orienter vers les interlocuteurs internes recherchés;
-Accueillir
et diriger/orienter les visiteurs;
-Répondre et
transférer l’appel vers les personnes concernées;
-Actualiser
la liste téléphonique des contacts professionnel de la représentation (interne
et externe);
-Appeler les
collaborateurs externes sur demande;
- Comme support financier
-En étroite
collaboration avec le/la Chargé(e) de subsides et marchés publics, contribuer
au suivi financier des conventions de subside des partenaires et à
l’élaboration des différents rapports nécessaires;
-Avec le/la
Contrôleur de Gestion Préparer pour la direction du projet, tous ll es
documents comptables relatifs au projet programme;
-Encoder de
la comptabilité mensuelle;
-Gérer de la
petite caisse;
-Contribuer
à l’élaboration des rapports d’avancement, notamment en matière comptable et
financière, et à leur conformité aux canevas en vigueur d’Enabel (rapports
financiers et comptables mensuels, états de caisse, gestion des pièces
justificatives de dépenses, inventaire physique, etc…);
-Traiter des
dossiers administratifs (demandes d’exonération, dossiers complets pour les
achats d’équipements et de fournitures, démarches auprès des fournisseurs);
-Préparer de
paiements, etc.
Profil requis:
-Diplôme
d’enseignement universitaire ou technique en comptabilité, en gestion ou
équivalent, de niveau bac +2 ou bac +3;
-Expérience
d’au moins 3 ans dans une expérience similaire;
-Expérience
minimum d’une année dans un projet/programme de développement;
-Bonnes
connaissances des techniques d’archivages;
-Bonnes
connaissances des procédures comptables;
-Bonnes
connaissances des procédures des marchés publiques;
-Bonnes
capacités rédactionnelles, en français et en arabe;
-Excellente
maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, environnement Windows,
logiciels comptables, …);
-Capacité
avérée en communication et en expression orale;
-Capacité
d’écoute, d’analyse et de synthèse;
Lors de la sélection, une attention particulière sera accordée
aux aspects suivants de sa personnalité:
-Excellente
capacité à travailler en équipe;
-Communicateur
aisé et ouvert, il/elle est capable de se faire comprendre et de se mettre au
niveau de son interlocuteur;
-Dynamique,
il/elle a un fort pouvoir de conviction et de mobilisation;
-Rigoureux-se
et autonome;
-Mobilisateur,
il/elle maîtrise l’art de faire sortir les meilleures idées des autres;
-Dispose à
effectuer de fréquents déplacements sur le terrain;
Autres informations:
-Lieu
d’affectation:
Plusieurs villes au Maroc selon projet;
-Durée du
contrat: Contrat de
travail déterminé;
-Date
d’entrée en fonction:
Juillet 2021;
-Package
salarial mensuel:
Package compétitif en fonction de votre expérience.
Nos postes
vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans
les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et
de la diversité au sein de son personnel.
Nous ne
faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, l’âge, la
religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou tout autre facteur que
les compétences.
Dossier de Candidature:
Le dossier
de candidature à présenter doit contenir:
- Une lettre de motivation.
- Un curriculum vitae détaillé
mettant l’accent sur les compétences requises par cette offre.
Modalités de Dépôt de Candidatures:
Les dossiers
de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae
détaillé mettant l’accent sur les compétences requises par cette offre, sont à
transmettre, par courriel uniquement, à l’adresse suivante: recrutement.mor@enabel.be au plus tard le 15 juin 2021.
Ils doivent
indiquer également l’intitulé exact du poste auquel il est fait
référence: 022021/AA/2005MAR.
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